materiały partnera
Mechanizm podzielonej płatności, znany powszechnie jako split payment, funkcjonuje w polskim systemie podatkowym od 2018 roku. Mimo że minęło już kilka lat od jego wprowadzenia, wciąż budzi pytania — szczególnie wśród przedsiębiorców, którzy po raz pierwszy stykają się z fakturą oznaczoną adnotacją "mechanizm podzielonej płatności". Warto wiedzieć, kogo ten obowiązek dotyczy, jak działa w praktyce i jakie niesie ze sobą konsekwencje.
Mechanizm podzielonej płatności polega na tym, że płatność za fakturę trafia nie na jedno konto bankowe sprzedawcy, lecz na dwa różne rachunki. Kwota netto wpływa na zwykły rachunek rozliczeniowy, natomiast kwota VAT — automatycznie na specjalny rachunek VAT, który jest prowadzony przez bank i którego środki są dostępne w ograniczonym zakresie.
Rachunek VAT nie jest kontem swobodnie dysponowanym. Zgromadzone na nim środki można przeznaczyć wyłącznie na określone cele: zapłatę VAT do urzędu skarbowego, zapłatę VAT wynikającego z faktur od dostawców, a także — po spełnieniu określonych warunków — na inne zobowiązania podatkowe i celne. Wypłata tych środków na rachunek bieżący wymaga zgody naczelnika urzędu skarbowego i może trwać nawet kilkadziesiąt dni.
Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności dotyczy faktur spełniających łącznie trzy warunki: wartość brutto przekracza 15 000 zł, nabywcą jest przedsiębiorca i faktura dotyczy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Lista towarów i usług objętych obowiązkowym split payment jest długa i obejmuje między innymi: stal, metale kolorowe, elektronikę (laptopy, tablety, smartfony), części samochodowe, paliwa, usługi budowlane oraz handel węglem. Przedsiębiorca działający w tych branżach musi szczególnie uważać, bo wystawienie lub opłacenie faktury z pominięciem split payment — gdy jest on wymagany — wiąże się z poważnymi sankcjami.
Faktury objęte obowiązkowym mechanizmem muszą zawierać adnotację "mechanizm podzielonej płatności". Jej brak to błąd formalny, który może skutkować dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości 30% kwoty VAT wykazanego na fakturze.
Poza przypadkami obowiązkowymi każdy przedsiębiorca może dobrowolnie zastosować mechanizm podzielonej płatności do dowolnej faktury — niezależnie od jej wartości, branży czy rodzaju towaru. Dobrowolny split payment jest inicjowany przez nabywcę w momencie wykonywania przelewu w bankowości elektronicznej.
Decyzja o dobrowolnym stosowaniu split payment może być podyktowana różnymi względami. Nabywca, który płaci w ten sposób, jest chroniony przed odpowiedzialnością solidarną za VAT nieodprowadzony przez sprzedawcę — co w branżach o wysokim ryzyku podatkowym ma realne znaczenie. Sprzedawca natomiast, który otrzymuje płatności split payment, buduje wiarygodność w relacjach z urzędem skarbowym.
Naruszenie obowiązku stosowania split payment może dotknąć obie strony transakcji. Sprzedawca, który nie umieścił wymaganej adnotacji na fakturze, naraża się na sankcję w wysokości 30% kwoty VAT. Nabywca, który opłacił fakturę z pominięciem mechanizmu mimo takiego obowiązku, również może zostać obciążony analogiczną sankcją.
Co więcej, nabywca traci prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu w części, w jakiej płatność powinna była zostać zrealizowana przez split payment, a nie była. To podwójny cios — sankcja VAT i wyższy podatek dochodowy jednocześnie.
Złożoność tych zależności sprawia, że przy transakcjach o wysokiej wartości lub w branżach objętych załącznikiem nr 15 warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który oceni, czy dana transakcja podlega obowiązkowi i jak prawidłowo udokumentować płatność.
To jeden z najczęściej podnoszonych problemów praktycznych. Środki zgromadzone na rachunku VAT są zamrożone — firma nie może swobodnie nimi dysponować. Dla przedsiębiorców działających w branżach objętych obowiązkowym split payment, gdzie znaczna część przychodów trafia na rachunek VAT, może to oznaczać realne problemy z płynnością.
Rozwiązaniem jest regularne wnioskowanie o uwolnienie środków z rachunku VAT lub planowanie płatności w taki sposób, żeby środki z rachunku VAT były na bieżąco wykorzystywane do regulowania własnych zobowiązań wobec dostawców i urzędu skarbowego. Firmy, które świadomie zarządzają przepływami między rachunkiem bieżącym a rachunkiem VAT, rzadziej odczuwają negatywne skutki tego mechanizmu.
Dane o transakcjach realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności są widoczne w plikach JPK_VAT przesyłanych do urzędu skarbowego. Organy podatkowe mają zatem pełny wgląd w to, które faktury były opłacane split paymentem, a które nie — i mogą łatwo zidentyfikować przypadki, gdy mechanizm powinien być zastosowany, a nie był.
To kolejny argument za tym, żeby do kwestii split payment podchodzić z należytą starannością — nie tylko ze względu na sankcje, ale też dlatego, że nieprawidłowości w tym obszarze mogą stać się punktem wyjścia do szerszej kontroli skarbowej.
