Ochrona danych osobowych w dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Wynika on z przepisów RODO oraz prawa pracy. Firmy muszą wdrażać specjalne procedury i zabezpieczenia, aby zapewnić poufność przetwarzanych informacji. Duże znaczenie zyskuje digitalizacja teczek pracowniczych, która wspiera bezpieczne i uporządkowane zarządzanie dokumentacją kadrową. Dowiedz się więcej o tej usłudze.

Na czym polega ochrona danych osobowych w HR?

Ochrona danych osobowych w działach HR polega na wdrożeniu i przestrzeganiu spójnej polityki przetwarzania informacji o pracownikach oraz kandydatach do pracy. Firmy muszą jasno określić, kto i w jakim zakresie ma dostęp do dokumentacji pracowniczej, tak aby ograniczyć ryzyko wycieku.

Duże znaczenie ma zarówno ochrona cyfrowa (informatyczne systemy kadrowe, szyfrowanie plików, silne hasła dostępu), jak i ta fizyczna (zabezpieczenie akt papierowych w zamykanych szafach lub specjalnych archiwach z monitoringiem).

Ważnym elementem jest zasada „czystego biura”, która wymaga, aby poufne dokumenty nie pozostawały na biurkach lub w miejscach ogólnodostępnych. Minimalizuje to ryzyko przypadkowego naruszenia danych czy zgubienia ważnych akt.

RODO dokumentacja pracownicza, najważniejsze zasady dla firm

Dokumentacja pracownicza zawiera często dane wrażliwe (np. zwolnienia lekarskie czy rozliczenia podatkowe). Podlegają one podwyższonemu poziomowi ochrony i powinny być przetwarzane wyłącznie w ściśle określonych celach.

Firmy mają obowiązek też stosowania klauzul informacyjnych, które jasno wskazują zakres przetwarzania zebranych informacji. W niektórych przypadkach konieczne jest pozyskanie zgód, choć w HR częściej podstawą prawną jest obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy. Ponadto ważne jest zarządzanie incydentami naruszenia danych, w tym ich szybkie wykrywanie, dokumentowanie oraz zgłaszanie do organu nadzorczego, jeśli wymagają tego przepisy.

Oprócz formalnych procedur trzeba budować świadomości pracowników w zakresie ochrony danych osobowych. Regularne szkolenia, aktualizacja procedur oraz audyty pozwalają utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa informacji. Pomocna jest usługa archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Eksperci z zewnętrznych firm, takich jak Ekoakta, nie tylko porządkują archiwum firmowe, ale uczą pracowników tego, jak planować obieg dokumentów w zgodzie z RODO.

Ochrona danych osobowych przy niszczeniu dokumentacji pracowniczej

Ochrona danych osobowych jest ważna przy niszczeniu dokumentacji pracowniczej. Nieprawidłowe brakowanie akt może prowadzić do naruszenia RODO. Zawsze należy podążać za trzema zasadami:

• Pracodawcy mają obowiązek przestrzegania okresów archiwizacji dokumentów kadrowych, które zależą od daty zatrudnienia pracownika oraz rodzaju dokumentacji.

• Po upływie wymaganego czasu przechowywania, akta powinny zostać bezpiecznie zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich danych.

• Procedury niszczenia dokumentów powinny być zgodne z normami DIN 66399 oraz ISO 21964, które określają metody oraz standardy bezpiecznego niszczenia nośników informacji.

Dzięki stosowaniu tych praktyk, na które wskazują również archiwiści Ekoakta, firmy minimalizują ryzyko wycieku danych. Spełniają zatem wszystkie wymagania dotyczące ochrony poufnych informacji.

Digitalizacja teczek pracowniczych przez zewnętrzną firmę

Prostym sposobem na ochronę danych osobowych w dokumentacji pracowniczej jest przekazanie procesów doświadczonym archiwistom z zewnętrznych firm. Digitalizacja teczek pracowniczych przez Ekoakta uwzględnia zarówno przekształcenie akt do formy cyfrowej, jak i utworzenie specjalnych elektronicznych teczek pracowniczych. Trafiają one do systemu informatycznego, a to sprawia, że obieg dokumentów staje się prostszy i bezpieczniejszy. Przechowywanie akt w ramach outsourcingu dokumentacji to sposób na optymalizację kosztów w firmie.

Digitalizacja teczek pracowniczych w zgodzie z RODO i przepisami prawa pracy? Postaw na współpracę z ekspertami Ekoakta, którzy pracują na podstawie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. Jest on zgodny z międzynarodową normą ISO 27001.